|

3.3. Méthodes, moyens & collaborations

1 Laisser un commentaire sur le bloc 1 0

L’Abes agit au sein de l’écosystème de l’IST, en lien et en collaboration avec de nombreux partenaires et acteurs. L’utilité de son action dépend de la force de ces liens et d’un positionnement adéquat.

De plus, la performance de l’Abes et sa capacité d’évolution reposent principalement sur :

  • Les moyens humains, techniques et financiers dont elle dispose ;
  • La robustesse et le coût maîtrisé de son socle informatique ;
  • L’organisation du travail individuel et collectif, qui développe le bien-être au travail et l’efficacité des personnels ;
  • La légèreté et la fluidité des processus administratifs, qui améliorent la relation avec les établissements et réduisent la charge de travail à faible valeur ajoutée.

Ces dernières années, la croissance de l’agence et des services qu’elle propose ont montré à quel point « l’intendance doit suivre » et même constituer un point particulier du projet d’établissement, si l’on veut assurer la continuité des services et maintenir une capacité d’innovation conséquente.

Entre 2018 et 2022, l’Abes souhaite, dans ce secteur également, faire évoluer un dispositif considéré comme fiable et de qualité, mais devenu complexe et relativement lourd à gérer (achats, relation administrative et financière avec les établissements, outils RH, outils de travail des équipes). D’autre part, il s’agit de consolider son système d’information qui doit fonctionner sans heurt 24h/24 et 365 j/an.

Dans ce domaine, l’objectif est d’aboutir à :

  • Des partenariats plus productifs avec les principaux acteurs de l’IST ;
  • Une robustesse accrue du système d’information ;
  • Un modèle économique et contractuel plus durable ;
  • Mieux travailler ensemble : bien être, performance et atteinte des objectifs partagés ;
  • Une simplification administrative allégeant les flux sans perte de qualité ni de sécurité.
2 Laisser un commentaire sur le bloc 2 0

Action 15 : Positionner l’Abes vis-à-vis de ses partenaires afin de travailler efficacement ensemble, y compris à l’international – Priorité 1

Quoi : L’Abes entretient des contacts avec de très nombreuses organisations françaises et étrangères. Cependant, avec le temps, on ne distingue plus assez les liens utiles et les liens manquants parmi ces partenariats. Gérant plusieurs étapes entre l’achat et le signalement des ressources documentaires, en coopération avec de nombreux acteurs de l’IST (bibliothèques nationales, agences bibliographiques, institutions documentaires, sociétés commerciales, instances de normalisation, …), l’Abes souhaite redéfinir ses partenariats pour un bénéfice commun accru en matière de compétences partagées, de services accessibles, de veille, et d’entraide.
Il s’agit également de renouer ou renforcer les liens avec des partenaires à l’international afin de partager davantage d’informations et de savoir-faire, et d’influencer les évolutions en cours dans le domaine de l’IST au bénéfice de nos réseaux, notamment au sein des instances de normalisation. De concert avec la BnF, dans le cadre du Comité stratégique bibliographique et du programme national Transition Bibliographique, l’Abes mettra au point un agenda et une feuille de route afin que, dans les dix prochaines années, les bibliothèques francophones définissent le périmètre des données sur lesquelles elles veulent travailler et obtiennent une reconnaissance de leurs spécificités et de la plus-value apportée par les données produites.

Quand : 2018

Bénéfices attendus : une coopération renforcée à l’échelle nationale et internationale

3 Laisser un commentaire sur le bloc 3 0

Action 16 : Asseoir la robustesse de l’infrastructure informatique : se doter d’un plan de reprise d’activité (PRA) et de continuité d’activité (PCA) – Priorité 1

Quoi : La virtualisation, le développement des technologies liées au web et l’augmentation du nombre de services déployés par l’Abes entraînent un gonflement de l’infrastructure informatique, et nous constatons par ailleurs une fragilité dans certaines couches physiques du système d’information. L’Abes s’est dotée d’une politique de développement, d’une politique de sécurité conforme au PSSIE, et œuvre à la mise en conformité avec le RGPD. Il reste cependant à construire un plan de reprise d’activité pour rétablir dans un délai déterminé les applications qui servent 24h/24 à des milliers d’utilisateurs ainsi que certaines applications centrales comme la base XML, qui alimente presque tous les autres services. Pour une bonne partie de ces applications, un plan de continuité est devenu également nécessaire afin d’éviter toute interruption de service.

Quand : 2018-2019

Bénéfices attendus :

  • Une infrastructure robuste, testée, documentée et supervisée, scalable et protégée des risques (électriques, pannes matérielles et logicielles) ;
  • Une capacité de remise en service adaptée au niveau de criticité de toutes les applications critiques.
4 Laisser un commentaire sur le bloc 4 0

Action 17 : Créer une centrale d’achat et imaginer une coopérative – Priorité 1

Quoi : Il s’agit par cette action de transformer le modèle économique de l’Abes afin de le rendre plus durable. L’Abes envisage la mise en place d‘une centrale d’achat pour acquérir davantage de ressources électroniques – sinon même toutes celles négociées par Couperin – au bénéfice des établissements de l’ESR (tarif négocié par Couperin, fournisseur unique, relation fournisseur et facturation simplifiées, gestion optimisée des métadonnées des ressources acquises, sécurisation juridique), et au bénéfice des éditeurs (une seule facture, paiement rapide, relation commerciale simplifiée…). Le service rendu aux éditeurs pourrait donner lieu à une compensation. L’Abes pourrait demander sous une forme juridiquement acceptable un retour financier aux éditeurs et constituer ainsi un capital destiné aux bibliothèques de la coopérative.

Quand : 2018-2021

Bénéfices attendus :

  • La mise en place d’une coopérative permettrait de proposer aux bibliothèques un modèle d’adhésion forfaitaire les faisant bénéficier d’une palette de services (en lieu et place des N conventions et Z facturations actuelles – donc moins de charge administrative). Cela permettant à tout membre d’apporter une contribution en travail fait pour le réseau (signalement de ressources, développement de nouveaux outils, etc.), travail pour lequel la coopérative pourrait le soutenir en finançant une partie de cette activité ;
  • L’ensemble du dispositif doit également permettre à l’Abes d’être au plus près des données et des métadonnées, collectées à la source, en négociant le droit de les enrichir et d’en améliorer la qualité, ce service étant nécessaire pour la communauté ESR, mais intéressant également les éditeurs, à qui l’on peut rendre des données améliorées.
5 Laisser un commentaire sur le bloc 5 0

Action 18 : Mieux travailler ensemble : bien être, performance et atteinte des objectifs – Priorité 2

Quoi : Forte d’une équipe de 80 agents titulaires et contractuels, des métiers des bibliothèques, de l’informatique et de l’administration, dont 80% de catégorie A, l’Abes est une agence de spécialistes, mobilisés sur des projets complexes et des activités multiples. Chaque agent dispose d’une grande autonomie, tout en devant se coordonner avec de nombreux collègues, sur des sujets variés et souvent très techniques.
Pour tenir ce difficile équilibre, plusieurs actions ont été identifiées, comme devant faire partie intégrante du projet d’établissement 2018-2022 :

  • Accompagner l’évolution des méthodes de travail collaboratif, le pilotage des projets, l’animation des équipes, le partage d’information, la documentation ;
  • GPEEC : construire des actions visant à réduire de façon anticipée les écarts entre les besoins et les ressources humaines de l’organisation ;
  • Poursuivre et développer l’accompagnement des personnels contractuels et titulaires dans la construction de leur parcours professionnel ;
  • Diversifier les modalités d’apport de compétences informatiques, pour bénéficier en permanence et rapidement des compétences requises ;
  • Renforcer la qualité de vie au travail, améliorer et rénover l’aménagement des locaux ;
  • Se doter d’un outil de gestion des ressources humaines performant et en phase avec les besoins de l’Abes ;
  • Développer une communication interne adaptée aux besoins des personnels.

Quand : 2018-2022

Bénéfices attendus :

  • Maintien du niveau d’engagement et de la motivation des agents ;
  • Locaux et outils de travail modernisés et adaptables en continu.
6 Laisser un commentaire sur le bloc 6 0

Action 19 : Simplifier et améliorer les relations avec nos clients/usagers – Priorité 2

Quoi : La dématérialisation des relations financières et administratives avec les établissements est en phase de déploiement, et devrait encore s’accélérer dans les 5 ans à venir. L’Abes doit en conséquence adapter ses processus de travail, avec méthode et sens pratique. Du fait de la diversité des services rendus et des acteurs concernés, il y a un enjeu à disposer d’outils globaux et cohérents comme un CRM (customer relationship management) ou une plateforme de GED performante.

Quand : 2018-2020

Bénéfices attendus :

  • Gestion allégée pour les membres des réseaux et pour l’Abes ;
  • Capacité à mener à bien la dématérialisation grâce à des outils intégrés et ouverts.
7 Laisser un commentaire sur le bloc 7 0

Action 20 : Intervenir dans le financement des nouveAUX modèles de publication scientifique (bibliodiversité) – Priorité 3

Quoi : Dans les 5 prochaines années, il est probable que les modèles de financement et d’accès aux publications scientifiques vont évoluer fortement. L’Abes ayant acquis une compétence et un rôle en matière de gestion des achats de ressources électroniques, y compris dans leurs nouvelles modalités liées à la transition vers l’accès ouvert, verra dans ce contexte son rôle évoluer. Dans le prolongement de l’appel de Jussieu pour la science ouverte, il serait envisageable que l’Abes intervienne dans la gestion de la transition vers un modèle alternatif de financement qui utilise les sommes dégagées des abonnements pour financer des plateformes publiques d’édition, parmi d’autres acteurs, dont l’Etat.

Quand : 2018 – 2022

Bénéfices attendus : L’Abes contribue par ces actions aux objectifs du Partenariat pour un gouvernement ouvert (PGO) auquel la France participe et qui se traduit dans le plan d’action du Comité pour la Science Ouverte.

8 Laisser un commentaire sur le bloc 8 0

Action 21 : Générer davantage de ressources propres et sécuriser la trésorerie – Priorité 3

Quoi : Lorsque le niveau d’activité en matière d’achat de ressources électroniques s’élève, l’Abes doit trouver des moyens d’ajuster sa trésorerie pour faire face aux échéances des paiements aux éditeurs ou au lancement de projets nationaux structurants. Elle doit par exemple ajuster sa force de travail à ses nouvelles missions – le temps qu’un redéploiement de postes soit validé par la tutelle – ou faire face à des surcroîts temporaires d’activité, et financer cela, au moins en partie et quand c’est indispensable, par des ressources propres supplémentaires.

Quand : 2018 – 2022

Bénéfices attendus :

  • Augmentation possible du nombre de ressources électroniques gérées ;
  • Réactivité accrue pour faire face aux variations de l’activité.
Page 12

Source :https://2022.abes.fr/3-3-methodes-moyens-collaborations/