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3.2. Services & réseaux

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Il s’agit de renforcer l’accompagnement des communautés avec des services évalués et améliorés en continu. A côté des données elles-mêmes, l’Abes met à disposition des communautés une gamme de services liés :

  • Règles et outils de création/gestion des données ;
  • Formation et documentation concernant ces outils et ces règles ;
  • Suivi administratif et contractuel, facturation ;
  • Suivi d’activité et statistiques ;
  • Identification et gestion des droits.

Depuis 1994, le nombre et la nature de ces services ont considérablement évolué. En vue d’améliorer le service rendu, l’Abes doit désormais :

  • Simplifier l’utilisation des différents services ;
  • Alléger leur gestion technique ;
  • Rendre plus lisibles leurs évolutions ;
  • Recourir à la co-conception et au co-développement par les membres des réseaux ;
  • Evaluer les services rendus ;
  • Rendre les établissements plus autonomes dans les traitements et les développements ;
  • Adapter les formations.
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Action 8 : Co-développer avec les réseaux les services et les solutions – Priorité 1

Quoi : Grâce à l’adoption des principes et des technologies attachés au web (API, open source, open data, XML, RDF, …), les communautés sont davantage capables et en demande de créer elles-mêmes des applications et de générer des traitements sur les données qui les concernent.
L’Abes, qui accompagne depuis plusieurs années cette co-construction, avec constance mais assez discrètement jusque-là, s’engage maintenant dans la valorisation et la facilitation de ces initiatives, afin d’en augmenter le nombre et d’en amplifier les effets.
Le co-développement peut prendre diverses formes parmi lesquelles : la mise à disposition ouverte de code, de données, d’API et de documentations, la participation ponctuelle de l’Abes ou d’établissements aux développements d’outils répondant à des besoins du réseau ….
La dimension « accompagnement » doit être prise en compte dès la conception de ces méthodes et de ces outils en prévoyant dans les calendriers de réalisation les phases d’information, de formation, d’accompagnement du changement, d’assistance et en communiquant de façon ciblée auprès des réseaux sur ces initiatives et ces projets.

Quand : 2018-2022

Bénéfices attendus :

  • Accélérer le développement de services et applications utiles aux réseaux ;
  • Faire connaître plus rapidement et plus largement les développements réalisés ;
  • Rendre les applications plus robustes grâce à un code et une infrastructure améliorés.
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Action 9 : Se doter d’une culture de l’évaluation des usages et de la satisfaction des utilisateurs – Priorité 1

Quoi : Afin de guider ses choix, de mieux définir ses priorités, et d’engager ses forces de manière raisonnée, l’Abes doit davantage associer ses utilisateurs, très en amont dans les phases de conception et en aval, dans l’évaluation des services proposés.
De plus, l’Abes partage avec l’ADBU le sentiment que la diversité des bibliothèques membres des réseaux nécessite de leur offrir un service différencié, selon leurs caractéristiques.

Quand : 2018-2022

Bénéfices attendus :

  • Les canaux de dialogue avec les responsables des BU permettent de les associer plus étroitement aux choix stratégiques et aux décisions d’évolution de l’Abes et de ses services ;
  • La conception ou l’évolution des services est réalisée de manière plus participative (UX design), et selon des besoins mieux catégorisés, en fonction de la typologie des bibliothèques ;
  • Les priorités de travail (fonctionnalités, corpus à traiter, services…) sont définies en relation plus étroite avec les représentants des réseaux et à un niveau plus politique (directeurs de BU, chefs de services) ;
  • La qualité perçue des services est évaluée de manière professionnelle (UX assessment) et s’améliore ;
  • Les données collectées sont analysées avec les méthodes et les technologies conformes à l’état de l’art ;
  • Tous les agents de l’Abes sont impliqués dans la démarche d’évaluation de la satisfaction des utilisateurs.
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Action 10 : Améliorer les interfaces et les applications destinées aux professionnels et au grand public (meilleure ergonomie, meilleure cohérence fonctionnelle et technique, workflows optimisés) – priorité 2

Quoi :

  • Simplifier et harmoniser les interfaces publiques et professionnelles, en tenant systématiquement compte des utilisateurs et des bonnes pratiques de design ;
  • Optimiser les API et les applications qui le nécessitent au vu de leur niveau d’utilisation ;
  • Évaluer et éventuellement revoir les choix des technologies utilisées.

Quand : 2018-2019
Cette action a un fort effet levier : une fois réalisée, elle permettra aux réseaux comme aux équipes Abes de réduire le temps d’utilisation et d’exploitation des applications, temps pouvant être mis à profit pour d’autres activités à plus forte valeur ajoutée.

Bénéfices attendus :

  • Un utilisateur professionnel retrouve dans l’interface de chaque service des fonctionnalités et une ergonomie homogènes, diminuant d’autant la charge d’apprentissage et le risque d’erreurs ;
  • Les applications, API, webservices et modules externes sollicités (messagerie, authentification, …) sont plus homogènes, ainsi que les langages et les données utilisés ;
  • Le socle technologique est mieux maîtrisé. Cela simplifie la maintenance, augmente la robustesse, diminue les risques de bugs ;
  • Les interfaces web sont construites sur une base technologique commune, à jour, mieux maîtrisée en interne, et sont conformes aux bonnes pratiques UX (ergonomie, portabilité, accessibilité, multilinguisme…) ;
  • Les redondances entre applications sont éliminées, réduisant le nombre de serveurs et de procédures secondaires (messagerie, authentification, …), diminuant le coût et la charge de maintenance et de supervision.
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Action 11 : Former, informer, rendre clair le paysage de l’information documentaire à l’heure de la transition bibliographique – Priorité 2

Quoi :

  • Amplifier l’usage de la formation à distance et de l’autoformation par les professionnels utilisant les outils et services de l’Abes ;
  • Contribuer à la redéfinition des tenants et aboutissants de la formation professionnelle avec les acteurs de la formation (CRFCB, ENSSIB, BnF, CNFPT, URFIST, MESRI…);
  • Accompagner les évolutions des métiers de catalogage en particulier et des bibliothèques en général, en insistant sur trois points au moins, par l’information, la communication et la formation :
  • Concilier dans un même système la coexistence de données de qualité différente créées par des humains et par des machines ;
  • Acculturer les professionnels aux mécanismes de curation de données (d’autorités, bibliographiques, d’exemplaires) ;
  • Co-piloter la Transition bibliographique : cette transformation profonde oblige à la révision de la documentation et la formation à destination des professionnels pour les adapter à ce nouveau mode d’interprétation des données.

Quand : 2019-2022

Bénéfices attendus :

  • Contribuer à une meilleure lisibilité du paysage des métadonnées pour le domaine de l’ESR et de l’IST française ;
  • La communauté professionnelle est renforcée aux bénéfices de son adhésion au Sudoc ;
  • Partager ces compétences à l’échelle internationale.
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Action 12 : Généraliser les outils utilisables en self-service – Priorité 2

Quoi : Les réseaux ont besoin de traitements sur les données, dont certains sont accessibles en self-service, comme par exemple Self-Sudoc. Cependant, une grande partie de ces traitements à la demande nécessite une intervention de l’agence, ce qui représente une charge lourde et à faible valeur ajoutée pour l’agence, et impose un délai au demandeur.

Quand : 2018-2019

Bénéfices attendus :

  • Plus grande autonomie des établissements ;
  • Amélioration du service rendu ;
  • Allègement de la charge pour les équipes Abes, disponibles pour d’autres activités.
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Action 13 : Élargir nos publics grâce à un catalogue visible dans leur environnement – Priorité 3

Quoi : Réfléchir aux usages futurs des catalogues et se repositionner si nécessaire ; contribuer à insérer les catalogues dans l’environnement des utilisateurs.

Ce chapitre du projet d’établissement se veut prospectif et ouvre des questions qui demanderont une instruction avant de passer à l’action. Nous envisageons de mener plusieurs études prospectives sur les thèmes identifiés, dans une relation continue avec le Conseil scientifique de l’Abes, relation à construire, et qui est en soi une innovation.

On sait depuis au moins 2005 [1] que le catalogue doit offrir ses services et ses données là où se trouvent les communautés des utilisateurs, sur le web, certes, mais encore plus près d’eux, dans les applications et les services qu’ils utilisent le plus (Google, ResearchGate, etc…). L’Abes a intégré ces concepts en exposant très tôt ses données dans les moteurs de recherche, dans Worldcat, dans le web de données, entre autres.
Les publics des catalogues produits par l’Abes sont principalement les usagers des services de la documentation au sein des universités mais aussi des autres établissements de l’ESR, voire d’autres ministères, les archives, les musées, les bibliothèques publiques (notamment, ceux et celles qui participent au Sudoc-PS ou pourraient être intéressés par Calames). Cependant les interfaces publiques, et notamment le Sudoc, mais aussi Calames, theses.fr, amènent d’autres types de publics, de France et de l’étranger, souvent beaucoup moins connus dans leurs besoins et dans leurs usages. L’exposition sur le web de données et à destination des machines, des données d’IdRef, de theses.fr et du Sudoc donnent également lieu à des usages, différents, mais encore mal connus.
L’Abes doit identifier ses publics et se situer par rapport au service à leur rendre. Le rapport AERES de 2012 avait pointé une absence de stratégie d’évaluation de la qualité des catalogues et des services finaux rendus aux usagers. L’Abes a progressé mais il existe des marges encore importantes de progression autour des outils. La multiplication des outils produits par l’Abes, qui font sens globalement, font-ils sens pour les usagers intermédiaires et finaux ? Sont-ils utilisables et compréhensibles par ces usagers ? Sans doute pas suffisamment.
Par ailleurs, « il faut travailler sur les « devices » – le smartphone aujourd’hui – qui seront utilisés dans le futur pour accéder aux données. A ce jour, les bibliothécaires n’ont pas encore trouvé l’idée disruptive qui offre un service correspondant exactement aux besoins des usagers. Dans le domaine des services autour des catalogues, l’Abes doit rester en veille pour se tenir prête à faire émerger cette idée » [2].
Nos catalogues doivent être capables de répondre à des besoins de « qualité » qui sont différents suivant les usages et les usagers : « des données de moindre qualité mais disponibles très vite pour du signalement et de l’accès, ou au contraire des données très riches pour des usages érudits ou scientifiques. Il est nécessaire de pouvoir qualifier et certifier les données » [3].
L’Abes doit assumer le fait d’être l’organisme de certification principal pour certaines données (les thèses de doctorat par exemple), et de ne pas être en première ligne pour d’autres (les ressources continues, par exemple, sous la responsabilité d’ISSN).
Enfin, il émerge une demande d’établissements pour un catalogue du futur du type « Sudoc local [4] » : pouvoir faire « mon catalogue » grâce à une interface adaptée au public desservi et qui présente de manière simple et efficace des ressources sélectionnées pour leur qualité.

Quand : 2020-2022

Bénéfices attendus :

  • Accroître le nombre et la typologie des utilisateurs des services de l’Abes ;
  • Accroître leur satisfaction.
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Action 14 : Porter la rénovation du Prêt entre Bibliothèques et de la Fourniture de Documents à Distance – Priorité 3

Quoi : Début 2018, la quasi-totalité des outils et services de PEB/FDD utilisés en France sont soit obsolètes, soit en fin de vie (RefDoc ; PIB ; Supeb). Cependant, un besoin national existe de pouvoir échanger simplement des documents sous forme électronique ou de livrer des documents papier.
Dans le cadre de Collex-Persée, l’Abes se positionne comme l’un des pilotes de la refonte du PEB/FDD pour l’ESR.

Quand : 2019-2021

Bénéfices attendus :

  • Simplification et dynamisation des services PEB/FDD et réduction des coûts, permettant d’en faire un produit d’appel pour les bibliothèques ;
  • Fourniture de tous les types de documents dans un délai et à un coût garantis ;
  • Visibilité et sécurité des envois, à l’échelle nationale.

[1] « The (Digital) Library Environment: Ten Years After », Lorcan Dempsey, 08-February-2006, Ariadne Issue 46. http://www.ariadne.ac.uk/issue46/dempsey/ [En ligne ; consulté le 13/01/2017]

[2] Citation des propos de Julien Roche, lors du Conseil scientifique de l’Abes du 5 octobre 2017

[3] Citation des propos de Frédérique Joannic-Seta, lors du même Conseil scientifique.

[4] Sudoc local est un service proposé par l’Abes aux bibliothèques qui souhaitent disposer d’une interface publique de type Sudoc pour leur catalogue : http://www.abes.fr/Sudoc/Services-disponibles/Sudoc-local

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Source :https://2022.abes.fr/3-2-services-reseaux/