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1.3. Rapport IGB

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Conclusion et recommandations du rapport de l’Inspection générale des bibliothèques 2017-A05

Les nouveaux modes de coopération entre l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur et les établissements dans le cadre du Système de gestion de bibliothèque mutualisé.

Conclusion

« Acteur majeur du paysage documentaire national, l’Abes a, depuis sa création en 1994, évolué au rythme des besoins des établissements, des bouleversements administratifs et technologiques, de la stratégie du ministère : après avoir mis en œuvre le Sudoc, le catalogue collectif des collections des bibliothèques de l’enseignement supérieur, elle s’est investie dans la gestion et la valorisation des thèses, dans l’achat et le signalement de ressources en ligne, dans la normalisation bibliographique et la constitution de référentiels. Par rapport à ses missions initiales, le centre de gravité de l’Abes s’est déplacé du catalogue collectif des collections documentaires vers l’exposition des données de l’ESR sur le web mondial. L’Abes n’est pas seulement au service des bibliothèques, c’est une agence à la disposition des établissements de l’ESR.

Reconnue comme un élément central de la coopération nationale par tous les services documentaires de l’ESR, l’Abes reste encore relativement ignorée des directions d’établissement. Le chantier SGBm, qu’elle porte pour le compte de 46 établissements réunis dans un groupement de commande, contribue à modifier cette situation et aide à l’intégration des services documentaires dans leurs établissements. Plate-forme de services dans le cloud, comportant un système de gestion de bibliothèque, un résolveur de liens et un outil de découverte adossé à une base de connaissance, le SGBm doit d’une part s’articuler avec les applications nationales de l’Abes et d’autre part s’intégrer dans les systèmes d’information des établissements. Mais, parce que le SGBm ne sera pas le système d’information unique de l’enseignement supérieur et de la recherche, il importe que l’Abes veille au suivi des services documentaires du réseau qui resteront en dehors de cette évolution et à leur bonne intégration aux autres opérations.

Par son objet et la conduite de projet dynamique et participative qui a prévalu à sa mise en œuvre, le SGBm constitue un tournant dans les relations entre l’agence et le réseau. Une coopération se dessine déjà, avec une participation affirmée des établissements et en particulier des 9 sites pilotes qui ont apporté leur expertise durant les phases d’étude et de négociation avec les fournisseurs et plus largement des membres du groupement pour l’achat d’un SGBm. Après une année consacrée à la réflexion et à la réorganisation des départements autour d’un nouveau directeur, l’Abes élabore son projet d’établissement pour la période 2018-2022, projet en cours de finalisation en liaison avec les membres du réseau. Parmi les axes stratégiques, il en est un qui concerne tous les partenaires : la redéfinition du positionnement de l’agence par rapport au réseau et la construction de nouveaux modes de coopération. Ces fortes évolutions ont des implications sur la gouvernance de l’Abes et sur son modèle économique qui est à refonder. La communication, avec le réseau des membres, les établissements et des instances comme la CPU ou l’association des DGS, représente un autre enjeu de poids pour l’agence qui devra trouver les modalités les plus pertinentes pour s’adresser à tous ses partenaires.

L’Abes a aujourd’hui les savoir-faire et les compétences pour s’investir, au plan national et international, dans des projets nécessitant une expertise pointue. Elle a vocation à développer sa participation à des actions de recherche et développement et à porter des politiques expérimentales afin de promouvoir des solutions innovantes au service du réseau. Cette nouvelle mission, si elle était validée, apporterait une réelle plus-value à condition que l’agence en ait les moyens financiers et humains.
La notion de catalogue collectif a de plus en plus d’intérêt à l’heure du Big Data et de la recherche d’une visibilité accrue des données exposées sur le web. Pour tous les services documentaires de l’ESR, l’Abes est le point d’entrée d’un futur catalogue national commun à l’ESR et à la Culture, élaboré en concertation avec les grands partenaires.
Avec le SGBm, l’Abes devrait être progressivement mieux identifiée par les universités en tant qu’agence nationale et comme l’interlocuteur référent pour les bibliothèques.

Recommandations

  1. Mettre en accord le décret statutaire de l’Abes, avec l’évolution de ses missions à l’occasion de la formalisation du projet d’établissement ;
  2. Clarifier ses missions vis-à-vis de ses partenaires et plus particulièrement l’INIST-CNRS ;
  3. Conforter le Comité stratégique bibliographique, apte à suggérer des évolutions pour la stratégie nationale en matière de gestion des métadonnées et de catalogues collectifs ;
  4. Constituer un comité des directeurs des services documentaires représentatif des réseaux qui soit un organe de consultation régulier et de proposition auprès de l’Abes s’appuyant sur les travaux des différentes instances ;
  5. Réviser, en concertation avec le réseau, le modèle tarifaire et proposer une ventilation des recettes attendues entre les différents acteurs (État, établissements, éditeurs) ;
  6. Adapter les moyens, humains et financiers, accordés par l’État aux priorités de l’Abes ;
  7. Effectuer un bilan précis des emplois et des compétences au sein de l’Abes, dans la perspective d’une gestion prévisionnelle à 5 ans ;
  8. Mettre en place dans les établissements un référent Abes unique au bon niveau (catégorie A) : celui-ci coordonnera à la fois d’un point de vue technique et à un niveau stratégique les actions des différents correspondants responsables des applications développées par l’Abes ;
  9. Clarifier les modalités des plans de formation avec les CRFCB dans le cadre du déploiement du SGBm en regard des besoins et des moyens des centres de formation ;
  10. Faire bénéficier le réseau de l’expertise acquise par les chefs de projets dans les établissements à travers des missions d’audit et de conseil ;
  11. Assurer une diffusion en ligne des procès-verbaux des conseils d’administration et scientifique de l’Abes ;
  12. Organiser, au niveau régional, une journée technique SGBm réunissant représentants de l’Abes, des SCD, des DSI pour aborder les questions d’intégration du système à un dispositif global dans le cadre du schéma numérique des établissements. »
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Source :https://2022.abes.fr/1-3-rapport-igb/