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1.2. Evaluation Hcéres

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Conclusion et recommandations du rapport d’évaluation Hcéres (mars 2018)

« L’Abes a su remplir l’ensemble des missions qui lui ont été statutairement confiées. Le recentrage de l’État sur le pilotage stratégique a conduit au transfert des missions opérationnelles vers l’agence. Cette dernière s’est inscrite dans une trajectoire qui marque autant ses activités, que ses rapports avec ses partenaires ou que son organisation interne. A sa mission initiale, l’Abes a adjoint la rétroconversion des fonds documentaires des bibliothèques et centres documentaires, le signalement et la mise à disposition des thèses françaises, l’acquisition de ressources documentaires dans le cadre du projet ISTEX, Construire le socle de la bibliothèque scientifique numérique nationale (programme Investissements d’Avenir) ainsi que le portage pour tiers de groupements de commande. Parallèlement à ces activités, l’agence a développé de multiples produits servant le signalement des documents et leur mise à disposition aux utilisateurs, s’adaptant, ce faisant, aux besoins des usagers et aux exigences issues de la révolution numérique. L’évolution de l’Abes n’est cependant pas arrivée à son terme puisqu’elle affiche l’ambition de devenir « l’agence des métadonnées de l’enseignement supérieur ».

L’extension du périmètre d’action entraîne diverses conséquences :

  • la nécessité d’une mutation institutionnelle fondée sur un changement des idées et une adaptation des techniques appuyés sur un plan de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. La formation continue des personnels doit concerner deux versants : celui de l’évolution des savoirs techniques et celui de l’adaptation au changement, moyen indispensable pour dépasser les tensions internes, car devenir « l’agence des métadonnées de l’enseignement supérieur » implique pour l’Abes une réflexion approfondie sur son organisation interne, sa gouvernance et son pilotage ;
  • l’Abes doit non seulement renforcer ses réseaux de partenariat et en renouveler la nature mais aussi les étendre par une présence plus affirmée au plan international ;
  • le développement informatique suppose un véritable plan prospectif et intégratif. Le positionnement stratégique du système d’urbanisation et de pilotage informatique doit être réfléchi et fixé ;
  • la hiérarchisation des projets pratiques est impérative, sauf à risquer un éparpillement des actions et donc un affaiblissement du rôle et de l’image de l’agence. En outre une culture globale de l’évaluation doit s’imposer, les mises en œuvre doivent être évaluées au-delà de la perception spontanée qu’en livrent les usagers, le contrôle de qualité des produits et services étant indispensable ;
  • le dialogue avec le ministère de tutelle mérite d’être poursuivi dans l’optique d’une évolution du statut de l’agence et de l’aménagement de son décret de création ;
  • au regard de projets nationaux de type ISTEX, de la mise en place du GIS Collex-Persée et de l’évolution de BSN en Comité pour la Science ouverte, l’Abes aura à se positionner.

La cohérence intellectuelle et pratique doit caractériser l’élaboration d’un projet politique clair et partagé, assis sur les valeurs que l’Abes veut promouvoir. Le fort sentiment d’appartenance qui marque les personnels de l’agence, la reconnaissance dont elle bénéficie auprès des agents du réseau documentaire français, constituent des bases solides pour l’Abes dans sa quête d’être l’acteur central de l’IST en France.

I – Les points forts

  • le haut niveau de compétence technique des personnels ;
  • la qualité perçue, par les professionnels de la documentation et les usagers, des produits et des services ;
  • la richesse des réseaux qui se sont tissés autour de l’agence ;
  • le sentiment d’appartenance des personnels à leur établissement.

II – Les points faibles

  • une carence dans la hiérarchisation des missions ;
  • l’absence de politique globale d’évaluation et une démarche qualité trop partielle ;
  • un mode de pilotage informatique actuellement insuffisant ;
  • une communication externe trop centrée sur les réseaux d’usagers professionnels.

III – Les recommandations

  • concentrer davantage de ressources humaines et techniques pour la constitution d’un hub de métadonnées de qualité ;
  • améliorer la gouvernance par une meilleure articulation entre les instances internes (CA, CS, Comité de direction élargi) ;
  • poursuivre l’urbanisation du système d’information ;
  • poursuivre les discussions avec la tutelle afin de mettre à jour les statuts de l’Abes en rapport avec l’évolution de ses missions. »
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Source :https://2022.abes.fr/1-2-evaluation-hceres/